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An easy little how-to guide on volunteering in  Katy ISD

Una pequeña guía fácil de instrucciones para ser voluntario en Katy ISD

Katy ISD Volunteers In Public Schools     Katy ISD Voluntarios En Escuelas Públicas

Who are they?     ¿Quiénes son?

Anyone who has the heart, the energy and the time to work with us in offering students a quality education can be a volunteer.  Katy ISD Volunteers in Public Schools are all ages and come from all cultures and backgrounds.  Their personal and professional experiences are unique, but they share a common belief that they can positively influence a young life. 

Cualquiera que tenga el corazón, la energía y el entusiasmo para trabajar con nosotros a fin de ofrecer a los estudiantes una educación de calidad, puede ser voluntario.  “VIPS” es un término todo incluido que se aplica a aquellos que contribuyen su tiempo y sus talentos a una escuela.  Desde estar sentado en el escritorio de bienvenida hasta apoyar el club de apoyo atlético ~ ¡todo es VIPS!  Los Voluntarios en Escuelas Públicas en Katy ISD son de todas las edades y provienen de toda clase de culturas y antecedentes.  Sus experiencias personales y profesionales son únicas, pero comparten la creencia que pueden influenciar la vida de un niño de manera positiva.  

How do you become a Katy VIPS?     ¿Cómo te conviertes en un VIPS de Katy?

• Complete a campus volunteer registration form.  This form may be sent home in your child’s folder or obtained in the front office at your school.
• Return the completed form to your campus, where it will be given to your VIPS Coordinator.
• Attend one of the volunteer kick-off meetings at your school.
• Depending on your volunteer assignment, you may receive job-specific training and information.
• Please ask questions and tell us what you think!
• Llena una forma para registrarte como voluntario.  Puedes obtener esta forma en el legajo escolar que tu hijo lleva a casa o en la oficina principal de tu escuela.
• Entrega la forma que llenaste a tu escuela, y allí se le entregará a tu Coordinador(a) VIPS.
• Asiste al Arranque VIPS (VIPS Kick-Off) de tu escuela
• Dependiendo de tu tarea como voluntario, es posible que recibas entrenamiento e información específica para tu trabajo.
• Por favor, pregunta si tienes dudas y ¡danos tu opinión!

What if you work outside the home?     ¿Qué si trabajas fuera del hogar?  

Not to worry!  Many volunteer activities can be completed off campus or after school hours.  There are even things you can do at home!  Whether it’s helping with the school carnival, lending your green thumb to campus beautification projects, chaperoning bus trips or providing treats for teachers, your talents are needed and appreciated.  We’ll always find something for you to do!

¡No te preocupes! Muchas actividades se pueden hacer fuera de la escuela o después de horas de clase. ¡Hasta puedes hacerlas en casa!  Ya sea que estés ayudando con el carnaval de la escuela, prestando tus habilidades de jardinería para el embellecimiento de la escuela, proporcionando bocadillos para los maestros, o trabajes de chaperón para viajes en autobús, necesitamos y agradecemos tus talentos.  ¡Siempre encontraremos algo para mantenerte ocupado!

How is VIPS organized?     ¿Cómo está organizado VIPS?

The VIPS General Board meets once a month during the school year and is comprised of the:

• Campus VIPS Coordinators
• Campus Parent Organization Presidents
• Campus VIPS Liaisons (usually an assistant principal)
• VIPS Executive Board
• Partners in Education staff (the PIE girls!)

El Consejo General VIPS se reune una vez al mes durante el año escolar y comprende lo siguiente:

The VIPS Executive Board is appointed for terms not to exceed three years.  Factors such as geographic equity, demographics of the district and history of volunteerism are considered.  These volunteers attend all General Board meetings, as well as monthly Executive Board meetings.  Standing positions may include:

• Chairman
• Secretary
• Awards and Recognition
• Ex-Officio
• Elementary Representative
• Secondary Representative
• Communications
• Hospitality
• New Campus Assistance
• Discover U co-Chairs
• Special Programs
• Data Management
• Training
• Multicultural Advisor
• Sister Schools
• Website

How do your campus VIPS leaders work with us?     ¿Cómo trabajan los líderes VIPS con nosotros?

Parent Organization President     Presidente de la Organización de Padres

• Works with campus VIPS Coordinator as a liaison between parents and campus administration.
• Attends monthly VIPS General Board meetings.
• Trabaja con el Coordinador VIPS de la escuela como enlace entre padres y la administración de la escuela.
• Asiste a las juntas mensuales del Consejo Ejecutivo VIPS.

Campus VIPS Coordinator     Coordinador VIPS de la Escuela

• Coordinates campus volunteer activities with the principal, staff, VIPS Campus Liaison and the Parent Organization President.
• Coordinates recruitment and placement of campus volunteers.
• Provides campus training and orientation and coordinates recognition of campus volunteers.
• Evaluates and monitors the campus volunteer program.
• Collects and reports volunteer hours and numbers to the VIPS Executive Board Data Management Chairman and Katy ISD administration.
• Attends monthly VIPS General Board meetings.
• Coordina las actividades voluntarias con el director, el personal, el Oficial de Enlace VIPS y el Presidente de la Organización de Padres.
• Coordina el reclutamiento de voluntarios para la escuela.
• Proporciona entrenamiento y orientación en la escuela y coordina el reconocimiento de los voluntarios.
• Evalúa y mide el programa de voluntarios en la escuela.
• Reune y reporta las horas y la cantidad de voluntarios al Presidente de Administración de Datos del Consejo Ejecutivo y a la administración de Katy ISD.
• Asiste a las juntas mensuales del Consejo Ejecutivo VIPS.

Campus VIPS Liaison     Oficial de Enlace VIPS

• Serves as a point of contact between the campus staff and the VIPS Coordinator.  This person is usually an Assistant Principal or other appointed staff member.
• Assists with appropriate placement of volunteers.
• Attends monthly VIPS General Board meetings.
• Sirve como punto de contacto entre el personal de la escuela y el Coordinador VIPS. Generalmente es un Subdirector u otro miembro designado del personal de la escuela.
• Ayuda con la colocación adecuada de los voluntarios.
• Asiste a las juntas mensuales del Consejo Ejecutivo VIPS.

Signing in and recording hours:  what’s the big deal?     Registrarse y marcar horas: ¿por qué es gran cosa?

Who should register and record volunteer hours     Quién debe registrarse y marcar horas de trabajo voluntario

• Parent volunteers
• Community volunteers
• Business volunteers
• KEYS  mentors
• Junior Achievement volunteers
• Guest speakers
• Science fair judges
• Campus Action Team members
• Parent support groups
• Teachers who volunteer their time (without pay) for Katy ISD outside the scope of regular duties…or not for their own classroom…may record their volunteer hours. 
• Padres voluntarios
• Voluntarios de la comunidad
• Voluntarios de negocios
• Mentores KEYS
• Voluntarios de Junior Achievement
• Conferenciantes invitados
• Jueces para la feria de ciencias
• Miembros del Campus Action Team
• Grupos de apoyo y miembros del club de apoyo atlético
• Maestros voluntarios que ofrecen su tiempo (sin goce de sueldo) para Katy ISD fuera de sus deberes regulares...no para su propio salón de clases...pueden registrar sus horas de trabajo voluntario.

Why should I sign in?     ¿Dónde y por qué debo registrarme?

• To maintain the safety of our students and your personal safety.
• So administrators know who is on their campus at all times.
• To measure community involvement.
• To help us track the growth of volunteerism in Katy ISD.
• So your campus can qualify for corporate volunteer grants.
• To help calculate a total hours and dollar value of time donated to the students of Katy ISD.
• To verify your volunteer hours.
• Pregunta en tu escuela dónde está el registro de VIPS. Algunas escuelas usan una hoja por escrito, otras usan una computadora.
• Para mantener tu seguridad personal y la de los estudiantes.
• Para que los administradores sepan quién está en la escuela en todo momento.
• Para medir la dedicación de la comunidad.
• Para ayudar a rastrear la cantidad de voluntarios en Katy ISD.
• Para que tu escuela califique para recibir donativos corporativos.
• Para ayudar a calcular el total de horas y el valor en dinero del tiempo donado a los estudiantes de Katy ISD.
• Para verificar tus horas de voluntario.

When do I record my hours?     ¿Cuándo registro mis horas?

• Every time you enter a school to volunteer.
• Every time you do volunteer work at home or off-campus on behalf of your school.
• Cada vez que entres a una escuela como voluntario.
• Cada vez que haces trabajo de voluntario fuera de la escuela o en casa para beneficio de la escuela.

What is included in reportable hours?    ¿Cuáles horas se pueden reportar?

• any hours that benefit the students, campus or district should be recorded.
• reportable hours might include time spent:
• at the campus during school hours.
• working on volunteer projects off campus and at home (including activities such as baking and cooking).
• with booster clubs.
• volunteering at athletic events.
• chaperoning.
• on Parent Support Group activities.
• at volunteer-related conferences and meetings.
• baby-sitting for children whose Mom or Dad is volunteering.
• coordinating campus volunteer hours.
• Se deberán registrar todas las horas que benefician a los estudiantes, la escuela o el distrito.
  Las horas que puedes reportar incluyen el tiempo que pases:
• en la escuela durante horas de clase.
• trabajando en proyectos voluntarios fuera de la escuela y en casa (incluyendo actividades como hornear y cocinar).
• con clubs de apoyo atlético.
• como voluntario en eventos atléticos.
• trabajando de chaperón.
• en actividades del Grupo de Apoyo (Parent Support Group).
• en juntas y conferencias relacionadas a voluntarios.
• de niñera para niños cuyos padres trabajan de voluntarios.
• coordinando horas de voluntario para la escuela.

Katy ISD Volunteer Guidelines     Guía Katy ISD para Voluntarios  

Your school’s principal determines specific guidelines for your school regarding dress, whether you may bring small children on campus when you volunteer, etc. 

• Complete and return a volunteer application to your campus VIPS Coordinator.
• Sign in and record your hours and wear your name badge when on campus.
• While on campus, you may overhear conversations regarding staff or students.  Please adhere to strict rules of confidentiality and do not repeat what you’ve heard.
• Follow district and campus-specific rules and regulations regarding dress, dependability, security, safety and discipline.
• As a representative of Katy ISD, avoid expressing differences of opinion or dissatisfaction with teachers, staff or other volunteers while on campus.
• Respect teachers’ time.  All personal concerns should be addressed at a scheduled parent conference
• Be flexible to changing needs and schedules at each campus.
• Remain in your assigned volunteer position unless reassigned. 
• Never transport a child in your vehicle while on duty as a campus volunteer.
• Make sure your cell phone is silent while on campus.
• Call in advance or find a substitute if you are unable to volunteer at your assigned time.
• Llena y entrega una solicitud para voluntario al Coordinador VIPS de tu escuela.
• Regístrate y marca tus horas y usa el marbete con tu nombre cuando estés en la escuela.
• Cuando estés en la escuela, es posible que escuches conversaciones sobre alumnos o personal. Apégate a las reglas estrictas de confidencialidad y no repitas lo que has escuchado.
• Sigue las reglas del distrito y de la escuela relativas al vestido, cumplimiento, seguridad y disciplina.
• Como representante de Katy ISD, evita expresar diferencias de opinión o descontento con maestros, personal u otros voluntarios mientras estés en la escuela.
• Respeta el tiempo de los maestros. Todo asunto personal deberá tratarse en una conferencia programada con el maestro.
• Sé flexible a los cambios de horario en cada escuela.
• Quédate en tu lugar asignado como voluntario hasta ser reasignado.   
• Nunca transportes a un niño en tu vehículo mientras estés trabajando de voluntario.
• Asegúrate de apagar tu teléfono celular en la escuela.
• Llama con anticipo o encuentra alguien que te sustituya si no puedes trabajar de voluntario a tu hora asignada.

In the classroom     En el salón de clases

• Be on time; call in advance if you are unable to fulfill your commitment.
• Serve under the direction and supervision of the teacher.
• Do not discipline students.
• Only work with students in open, observable areas.
• Llega a tiempo; llama con anticipo si no puedes cumplir con tu compromiso.
• Trabaja bajo la dirección y la supervisión del maestro.
• No disciplines a los estudiantes.
• Trabaja con estudiantes sólo en áreas abiertas y a la vista.

In the workroom:     En el cuarto de trabajo:

• Due to safety concerns, consult individual campus guidelines before bringing small children into the work area.
• Follow campus-specific rules for training and use of equipment and materials.
• Have fun!!
• Debido a la seguridad, consulta con las guías individuales de la escuela antes de traer a niños pequeños al área de trabajo.
• Sigue las reglas de la escuela para el entrenamiento y el uso de equipo y materiales.

• ¡¡Diviértete!!

Any concerns or questions regarding your volunteer experience should be directed to your VIPS Coordinator, Campus Liaison, Principal or the Partners in Education staff at 281.396.2468

Volunteers In Public Schools is a program offered by Partners In Education. That’s the Katy ISD department that serves to bring the community into the classroom!

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